Post-Scan-Service

Einfach, effizient und nahtlos in Ihre bestehenden Systeme integriert

In Zeiten zunehmender Digitalisierung setzen viele Unternehmen auf Dokumentenmanagement-Systeme, um ihre Arbeitsabläufe zu optimieren. Wir verstehen, dass jede zusätzliche Software für Mitarbeitende eine Herausforderung darstellen kann und kostbare Zeit erfordert. Deshalb haben wir eine Lösung entwickelt, die sich ganz auf Ihre bestehenden Strukturen stützt – ohne zusätzlichen Aufwand, ohne Einarbeitung in ein neues Programm.

Kein eigenes Dokumentenmanagement-System nötig

Unser Service bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre Eingangspost digital zu erhalten, ohne ein weiteres Programm in Ihrem Unternehmen einführen zu müssen. Anders als viele Anbieter stellen wir kein eigenes Dokumentenmanagement-System zur Verfügung, das Ihre Mitarbeitenden erst erlernen müssten. Stattdessen leiten wir Ihre digitalisierten Briefe direkt in Ihr bestehendes Dokumentenmanagement-System oder senden sie per E-Mail. So können Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren und Ihre Teammitglieder bleiben in ihrer gewohnten Arbeitsumgebung.

Flexibel und anpassungsfähig – für einen nahtlosen Workflow

Unsere Lösung ist nicht nur einfach, sondern auch flexibel und passt sich Ihren Anforderungen an. Ob Sie bereits ein Dokumentenmanagement-System nutzen oder den einfachen Weg über E-Mail bevorzugen – wir sorgen dafür, dass Ihre Eingangspost direkt dort landet, wo Sie sie benötigen. So bleibt Ihr Workflow ungestört, Ihre Mitarbeitenden müssen keine neuen Programme bedienen und Sie sparen wertvolle Ressourcen bei der Einführung und Schulung neuer Software.

Keine zusätzliche Software, kein neuer Aufwand für Ihr Team

Wir führen kein weiteres Programm ein, das Ihre Mitarbeitenden erst erlernen müssten. Stattdessen senden wir Ihre digitalisierten Briefe direkt in Ihr bestehendes Dokumentenmanagement-System oder einfach per E-Mail. So bleibt Ihre Arbeitsumgebung unverändert und Ihre Prozesse reibungslos – sicher, effizient und ohne zusätzlichen Schulungsaufwand.

Entdecken Sie, wie Sie in nur wenigen Schritten von unseren maßgeschneiderten Lösungen profitieren können

Schritt 1 › Ihre Post kommt zu uns

Der erste Schritt unseres Services beginnt damit, dass Ihre Post sicher bei uns ankommt. Sie haben die Wahl zwischen verschiedenen Optionen zur Weiterleitung Ihrer Post.

1. Automatische Weiterleitung der gesamten Briefpost mittels Nachsendeauftrag

• Geben Sie die Adresse Ihrer Eagle Digital-Postbox als Empfangsadresse an
• Die Weiterleitung kann direkt in Ihrem Eagle Digital-Konto eingerichtet werden

2. Automatische Weiterleitung ausgewählter Briefpost

• Ideal für bestimmte Abteilungen oder Mitarbeiter mittels Umrouting

3. Tägliche Abholung Ihrer Post durch Eagle Digital vor Ort

• Für Unternehmen, die ihre Post vor Ort gesammelt und regelmäßig abgeholt haben möchten

Für individuelle Lösungen sprechen Sie uns gerne an. Unser Team steht Ihnen zur Verfügung, um maßgeschneiderte Lösungen für Ihre speziellen Anforderungen zu entwickeln.

Schritt 2 › Ihre Post wird gescannt

Nachdem Ihre Post bei uns eingetroffen ist, wird sie professionell und sicher verarbeitet.

1. Sortierung und Vorbereitung

• Ihre Post wird nach Formaten sortiert, maschinell geöffnet, aus den Umschlägen entnommen und für das Scannen vorbereitet

2. Digitalisierung

• Unsere hochmodernen Produktionsscanner digitalisieren Ihre Post in Millisekunden

3. Archivierung und Weiterverarbeitung

• Die digitalisierten Dokumente werden in unserem Kurzzeitarchiv gespeichert und anschließend nach Ihren Vorgaben vernichtet, an Sie zurückgesendet oder in unser Langzeitarchiv überführt

Unsere Scanzentren befinden sich ausschließlich in Deutschland und sind ISO-zertifiziert, was höchste Sicherheits- und Qualitätsstandards garantiert.

Schritt 3 › Ihre Post wird bereitgestellt

Der entscheidende Prozess bei der Bereitstellung ist die Übermittlung der digitalisierten Dokumente vom Scanzentrum zu Ihnen. Hierfür bieten wir verschiedene sichere und bequeme Möglichkeiten an

1. Per E-Mail

• Die digitalisierte Post wird Ihnen direkt an die gewünschte E-Mail-Adresse gesendet

2. FTP-Server

• Für Unternehmen, die ihre Dokumente direkt auf ihren Servern speichern möchten

3. Über Integrationen

• Nutzen Sie unsere Integrationsmöglichkeiten, um die digitalisierte Post nahtlos in Ihre bestehenden Systeme zu übernehmen

Warum Eagle Digital?

Sicherheit und Datenschutz

Unsere Prozesse und Systeme sind nach höchsten Standards zertifiziert.

Effizienz und Zeitersparnis

Durch die Digitalisierung Ihrer Post sparen Sie wertvolle Zeit und Ressourcen.

Flexibilität und Komfort

Passen Sie unseren Service Ihren individuellen Bedürfnissen an.

Kompetente Betreuung

Unser erfahrenes Team steht Ihnen jederzeit zur Verfügung.

In drei Schritten zum digitalen Posteingang

Lehnen Sie sich zurück und lassen Sie Eagle Digital alles für Sie einrichten

1. Kontaktaufnahme und Beratung

• Vereinbaren Sie ein unverbindliches Beratungsgespräch mit unserem Expertenteam

2. Einrichtung und Anpassung

• Wir richten Ihren digitalen Posteingang nach Ihren individuellen Anforderungen ein und sorgen für eine nahtlose Integration

3. Start und Betreuung

• Ihr digitaler Posteingang ist bereit. Wir begleiten Sie während der gesamten Nutzungsdauer und stehen Ihnen bei Fragen und Anpassungswünschen jederzeit zur Verfügung

Kontaktieren Sie uns noch heute und erfahren Sie mehr darüber, wie unser Post Scan Service Ihnen helfen kann, Ihre Post effizienter zu verwalten und zu digitalisieren. Willkommen in der Zukunft des Posteingangs – willkommen bei Eagle Digital.